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通过这些步骤来了解OA办公系统

通过oa办公系统实行网上审批来,大部分人从最初的不习惯,到现在已经离不开这个系统了。但还是有些年龄较大的人对系统的认识有误区,他们感觉网上审批很抽象,看不见、摸不着的,不像以前在纸张上审批那么稳妥和直观。很清楚造成这种误区的原因是什么,所以,经常在集团例会上向大家介绍OA系统的知识。

OA办公系统已经上线了三个月,目前看整体使用情况还是很顺利的。绝大部分人都已经熟悉了这个系统,使用上也没有什么障碍了,目前公司的发文和审批已经开始逐步转移到网上,明显提升了公司的工作效率,节省了大量的人力、物力和时间成本,也保证了公司管理制度的规范和落地。但是,也有的领导觉得使用这个系统比较麻烦和抽象,我想造成这种现象的主要原因还是对系统不够熟悉。”

生产副总张毅扶了扶眼镜,接着说道:“这个系统是不错,但是用起来比较麻烦啊,我们这些年龄大的人不太习惯,不如用纸张审批签字方便,看得清楚”。张毅今年50多岁,是公司的元老之一,以前没怎么接触过电脑,他的话又得到了其他几个人的附和。“其实在OA系统上审批文件,除了方便、快捷以外,还要比纸张的方式更直观、更透明。因为在OA系统内,申请人和审批人都可以实时、全程的看到一个步骤的审批,你像这个单据流转到哪里了、审批人的审批意见和审批时间、审批结果等等,都能够直接看到,这显然是用纸张审批的方式不可能实现的。所以,网上审批不但不抽象,而是更形象。”

“在哪里能看到审批过程呢?我记得原来培训过,后来忘了。唉,现在的脑袋真是完蛋了。”“申请人在‘我的申请’中查看,能够看到自己发出去的申请的审批状态和审批记录,如果发现审批人一直没有审批,还可以对他进行催办。审批人在‘待我审批’和‘经我审批’中查看,能够看到在自己审批前和审批后的全部审批记录。你想,如果用纸张审批,是不是就只能看到前面的审批,看不到后面的审批了呢?”“确实,这个OA办公系统设计很完善、也很严谨,有很多好的功能值得我们去挖掘。比如能够看到审批单的全程审批记录,尤其是能够看到最终的审批结果,对审批人来说就非常有用,这在以前是做不到的。现在主要还是因为我们刚刚开始用这个系统,才觉得有点抽象。”

“是啊,我们也得跟得上科技的发展啊,不过公司要多搞一些培训才行”。“集中式的培训我们已经做过两次了,接下来会有两种培训方式,一是每周三的下午四点,我们在3号会议室举办OA培训,凡是想了解或咨询OA问题的,都可以来参加。二是对主要领导,我们会不定期的进行跟踪培训,随时解答疑问。”“这种方式好,比较灵活,也不耽误时间。”

“当初我们在进行OA办公系统选型的时候,就非常注重系统的实用性和易用性,这样的系统才能让我们快速用起来,所以选择了OA办公系统。毕竟我们的系统才刚刚实施,所以现在有些问题都是很正常的,只要大家对系统熟悉了,就会越用越好。”

上述应用OA办公系统的故事,在中国国内企业非常具有典型性。很多企业辛辛苦苦实施了OA系统,却因为种种原因,员工对系统不了解、不熟悉,结果不会用、不爱用,从而产生对系统的抵触情绪,导致应用效果不好。因此,实施OA办公系统的过程中,非常重要的一项工作就是趁热打铁,做好培训,尽快让员工掌握系统的作用和操作方法。只有切实感受到系统的便利性,才会真正爱上这个系统,用好这个系统,发挥出最大的应用价值,实现投入产出比最大化。

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