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【媒体】报销流程不简单,OA平台的私人订制



转载自比特网、DoNews等多家媒体


 
无论经营哪家企业、身处哪个行业、规模是大是小、业务复杂或是简单,总会用到一些通用的业务流程,比如:报销。正因为普遍存在,往往又容易被大家所忽视,很多OA系统等管理软件里,报销流程作为一种固定格式的通用流程而存在,完全忽视了各个企业的个性化需求。细想一下,普遍存在的报销流程,放到背景不同的企业中,却在发生不同程度的变形,这也正是精细化管理的体现。

以一家外资企业的报销流程为例。这家外资企业是一家跨国公司,几十家分公司分布在全球各地,工作人员出差频繁,有可能是本地,本国又或是出境跨国,因此原本应该很简单的报销流程,却因为公司跨国的背景而变得复杂起来。这家企业甚至用过一款专业的报销软件,却也因为不能灵活设置而放弃。现在的诉求是:如何让自动化工具跟着公司的报销制度走,而不是公司的报销制度去将就地跟着工具,被工具牵着鼻子走?

10oa协同运营平台给出了如下的解决方案:

首先,分析用户需求。由于这家企业有完善的报销制度,因此在梳理上省去了很多功夫。关键是看这些需求是否能在OA平台里实现。比如,员工在本地、本国、跨国,甚至本国的不同线城市出差时,每日的消费标准和补贴都是不同;当实际消费金额低于标准值时,会有一个奖励的计算法则;报销的申请人常常会与收款人不同;这家企业习惯用SAP来进行财务管理,那么这些报销的数据是否能自动导入SAP?等等。

10oa在仔细分析了用户需求后,得出的结论是,依靠10oa自由的表单和流程设计功能,完全可以实现满足这个企业需求的个性化报销流程。并且,是在不用二次开发的情况下,由企业自己来私人订制!

在10oa工程师的指导下,企业首先根据不同的报销情况设计出个性化的报销表单,短途报销或是差旅费或是短暂停留,每个主题都有一张不同的申请单。具体到每张申请单上,不仅将所有申请时需要填写的数据都设计进去,还将运算公式也蕴含其中。这样,以后一旦员工发起报销流程,只要填入出差区域、住宿天数等基础数据时,表单就会根据报销制度的规定进行自动运算,完善这份表单。

这样的好处有两个,一来,申请报销的员工可以大幅提高工作效率,不用自己再手工计算;二来,由自动化的计算机代替人工计算,消灭所有的误差和错误,就连作弊也可以一律规避掉。

有了个性化、符合需求的表单只是走好了第一步,接下来的流程设置才是完成的关键。由于10oa平台提供了完全图形化的流程设计器,所以,无需工程师出场了。企业自己不需要写任何代码,点点鼠标拖拽几下,就可以画好流程图。当然,前提也是该企业已经有了清晰的流程规定,什么样的岗位给什么样的领导层审批,审批后又如何在财务流转,最终完成报销。先有了业务逻辑,再用IT工具来实现就一点都不难了。

最后,10oa要做的事情,就是将其SAP与OA系统实现对接。这样,所有的报销流程数据,都自动地导入到SAP里,财务管理时,过程数据清清楚楚,精细化的管理再次得到落实和体现。

报销只是一个常见的普通业务流程,如果管理者想精细管理,尚可以根据企业的状况进行个性化变形,更别说无数更为复杂和个性化的业务流程。一个企业运作的根本往往就是靠的流程运转,是否资源最佳配置?是否流转顺畅?是否配置科学?随之体现管理的精细程度。有了业务逻辑和管理制度的沉淀是基础,还得有灵活、强大的信息化工具助其实现才是飞跃。