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世界500强倍科电器OA系统建设:10oa典型客户(三)


发布于 2015/11/27 14:02

世界500强倍科OA系统
 


【项目背景-倍科电器简介】    Background
英国家电领导品牌Beko倍科, 销量位居欧洲前三。Beko(倍科) 早在其品牌创立之初,就确立了“创建国际领先品牌”的全球战略。目前,Beko(倍科) 产品已经销往全球100多个国家和地区, 在许多国家都是家电市场的领导者,特别是在欧洲、俄罗斯和独联体国家、波罗的海地区、中东地区、北非和澳大利亚等国家及地区。今天,全世界有4.4亿用户选择了Beko(倍科)的产品, 在全球范围内每2秒钟就有一款 Beko产品被售出;Beko(倍科)品牌也藉此成为国际家电市场的领导品牌之一。作为BEKO倍科全球战略重点区域之一,倍科在中国成立了独资子公司,并将中国建成其全球重要生产基地之一。现在在国内多地建立分公司,员工数上千人有余。

作为一家有着跨国背景的世界500强外资企业,倍科一直追求管理的不断完善和精细化。随着全球化的战略部署,管理半径的日益拉长,其管理需求也不断增长。目前倍科面临的问题在于:异地办公协同难、异地费用报销审批难、异地财务管控难。之前选购了金蝶ERP系统做财务管控和报销事宜,尽管尽力学习和使用,却因为产品本身缺乏灵活性等问题,难以满足实际业务中的需求。倍科计划逐渐放弃金蝶ERP的使用,将财务管理转至SAP系统内完成。



【实施过程】    Content
倍科(中国)希望找到一款灵活度高、能落实费用管控制度、高度自动化、并能将数据导入SAP系统的管理软件。选型过程中,倍科与多家供应商(专业费用报销系统、财务管理系统、协同OA系统等管理软件厂商)进行了接触、交流、对比、评估,外籍管理高层也参与其中,需要厂商具备全程用英语进行产品展示说明和答疑解惑的能力。在反复考察和综合考量后,倍科选择了流程引擎强劲,可自由定制流程并且支持多语言的10oa协同运营办公平台(www.10oa.com),希望藉由10oa系统实现流程自动化,从而提高工作效率,提升跨国管理水平。

本次实施的主要内容有:梳理组织架构、精细化分权和搭建工作流为基础的办公环境。新建的工作流程主要分为费用报销、差旅费报销、短暂停留费用报销、批量短途报销4个部分。参照Beko公司的已有报销制度,将其完整转换为OA系统里相应的自动化流程。难点有两处,一是企业内部流程复杂,梳理得不够清晰,二是表单复杂,需要恰当合适、精准地展现业务逻辑以及精确无误的数字计算。


下面以报销单和流程为例,展现10oa在跨国企业中扮演的重要角色。

一、报销单自定义实例
介于灵活、简约的设计理念,10oa系统从研发时就考虑到用户多样性。灵活、简约才能多变,以适应企业不同需求。不但可变,还要变的简单。因此,我们在10oa系统里可以看到设计表单也无需用到任何的代码,而是用系统里内置的所见即所得的编辑器。只要会用word就会用10oa的表单编辑器。 
如图,这样的表单不仅实现了个性配置,而且不用去找厂商帮忙,企业自己就可以快速做到。不仅功能实现了,还兼具纸张化清晰、美观的效果。有需要的部门还可以一键打印此表单,用于存档和管理。这样个性化的表单可谓一举多得,成本为0,却可以助力用户大幅提高工作效率,为业务流程的自动化实现迈出坚实的第一步。
报销单自定义

二、报销单费用自动计算实例
如图,申请报销的用户在表单中填写出差的天数①、选择分公司所在地②、选择出差的区域③④基础信息后,表单内会根据用户的级别⑥,在自动计算区内自动计算出补贴标准。在数据填写区内填写出差过程中发生的费用明细之后,按计算键⑤费用就会分类汇总,自动计算显示在自动计算区里⑦,如果消费多于标准,字体会自动显示为红色,并且用户必须在⑧里说明原因。
 
报销单数据自动计算
 

三、货币自动换算实例
把货币转换的规则也内嵌入表单。申请人在填单时,只需要填入境外消费的货币金额即可,其他的转换都交给电脑自动化实现。这样一来,就方便很多。当汇率有调整时,用户自己就可以自行在后台修改,无需依靠厂商。财务呢,审核单据时,也只要核对费用本身就可以,不用自己再去人工换算。从货币自动换算的实现,我们又从一个侧面了解到10oa系统表单设计的强大和灵活。无论多少计算规则,只要能梳理清楚,都可以内嵌在表单中,实现表单的自动计算。一次报销过程就可省下1、2个小时,那么多员工加在一起,给公司省下的时间和精力无法想象。一个流程的自动化运转就能给公司提高多少效率!
 
报销单货币自动换算
 
 
四、差旅报销流程实例
差旅费报销流程,制度就规定以岗位分级的不同,有相应不同的审批过程。一般人员的报销,申请人填完表单后需要提交给部门经理审核,部门经理审核完以后要转给总监审,接着才是转到财务部门审核;而部门经理级别的人员报销,填写完表单后就会自动提交给总监审核,审核通过后再继续流转到财务部门;总监级别的人员只需要给总经理审核,就可以继续流转至财务部门;到了总经理级别,就可以直接流转给财务部门审核。
 
自定义流程




 

【实施效果】    Result

此次与二进制的合作,改变了倍科电器长久以来办公低效的现象,同时也让长期困扰企业的异地办公协同难、异地费用报销审批难、异地财务管控难等难题迎刃而解,从而实现更深入的精细化管理以及实现管理制度的完善。
 
倍科电器OA系统登录界面


具体实施效果如下:
  • 依赖于10oa的成熟性以及易用性,系统实施周期短,控制在一个月内,最能满足倍科现实的业务需求。
  • 实施完成了10oa系统与Beko在用的SAP的对接。10oa系统上运行的所有业务数据最终可无缝导入到SAP,进行后续运转。这样就能保证多个系统还能一套数据,准确掌握企业运行轨迹。
  • Colloa(10oa)系统平台不仅实现了协同费用管控,还能够持续优化、改进和扩展更多的业务流程,实现协同采购、协同人事、协同订单等等,持续满足倍科发展变化的业务需求。
  • 在报销管理上面,自动计算功能避免了人为填写失误带来的麻烦,提升了工作效率;同时货币的自动换算也让每笔账目清清楚楚,节省了大量计算时间。
  • 多语言支持、多单据流转、多流程控制、精准的费用控制和纸张式界面方面独具优势,使具有跨国背景的倍科电器以最快的速度调整当前仍需完善的管理制度,不再惧怕复杂的管理环境,最终实现精细化管理。

 
更多OA系统典型案例尽在:www.10oa.com

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