多级文档和知识管理

很多企业缺乏一个集中的文档服务器和知识中心，很多关键的资料和文件，分散在员工们的笔记本上、个人电脑上，面临着多种意外损失的可能。作为企业知识最重要的载体，分散的文档意味着技能和经验的隔离，而一旦损失，更可能导致技术上和业务上的失败。

10 OA 提供多级文档和知识管理，帮助客户实现一体化的文档组织、编辑、存储和分享，让所有人都能快速而方便地共享自己的经验、技能，访问和学习同伴的信息、知识，从而全面提升员工的技能素质和企业的协作能力，增强企业整体的竞争力。

个人级文档管理

10 OA 提供个人级的文档管理，每个人都可以按照自己的需要设定自己的文档分类方式（树形结构），彼此独立而不干扰。

• 自主控制：可以轻松创建、管理和查找个人文档，具有完全的控制权和隐密性，其他人未被授权将不能浏览和访问。
• 在线编辑器：能够上传各种类型的资料文档。更重要的是，能够在线创建、编辑类似于Word/Excel的文档，无需在每台机器上安装、升级和维护昂贵的Office办公软件。
• 模板支持：能够预先定义公司的、统一的文档模板，无需分发，每个人都可以自动获得，然后根据模板，快速一致地产生新的文档。
• 安全保障：采用压缩技术，所有的文档都集中而高效地存放在服务器上，无需担心个人机器崩溃而导致文档丢失。
• 轻松共享：轻松共享文档或整个文档类别（文件夹）给其他同事、部门或所有人。与邮件传递文档的方式不同，这个共享过程中没有文档实体的复制和发送，从而极大地减少网络流量和磁盘空间。

组织级文档管理

10 OA 提供组织级的文档管理，整个组织统一规划文档分类方式（树形结构），确定安全策略，设置访问权限。除了同样支持在线编辑器、模板、集中存储和备份之外，组织级文档管理具有更多的功能特点。

• 统一规划：统一规划组织层次的文档类别，严格管理组织级文档，设置访问权限。只有经过授权的人，才可以阅读或者创建文档。
• 自动分发：只要将文档放入适当的位置，具有阅读权限的人员就能够自动浏览和查看到，无需手动分发。由于遵循了组织级的安全策略，避免了手动分发到错误的地方。
• 复制和移动：可以复制一个或多个个人级文档并粘贴成为组织级文档，实现文档归档以及批量归档。也可以将组织级文档复制或移动到其他位置（文档类别中），使得多个有权限的同事、部门能够自动访问到。
• 版本控制：可以对重要的文档进行基线化。基线化之后将形成文档的第一个版本，以后通过增加新的版本来实现文档的修改和更新。系统自动保留所有的历史版本内容，不允许删除。
• 办公集成：和 10 OA 协作办公系统无缝集成。能够将任何文档作为附件，通过电子邮件、即时通信、工作任务等方式，方便地传递给其他同事或部门。

流程化文档管理（独立提供）

结合 10 OA 强劲的工作流引擎，10 OA 能够提供流程化的文档管理。组织中的一切信息和数据，都可以被抽象为文档。文档基于模板和表单，通过流程而产生、运转和终结（或归档）。

• 一切皆为文档：一切信息和数据——规章制度、新闻公告、计划方案、报表报告、申请单据——都可以被抽象为文档，文档是整个系统的终极管理对象。文档以非结构化的方式漂亮地展现；文档中的关键数据则以结构化的方式存储，从而便于统计分析。
• 模板化，表单化：所有文档都基于模板或表单而产生。模板和表单是历史经验、前人智慧、知识积累的集中体现，有助于快速产生严谨而规范的文档。
• 图形化的流程设计：所有文档都通过流程运转而产生。流程是企业规范运作、团队高效协作的集中体现，是跨地域、跨部门协同办公的纽带。
• 全自动流转：10 OA 强劲的工作流引擎，为用户提取指定的模板或表单，创建"流程化文档"，计算用户操作权限和流程运转方向，将"流程化文档"分派到相关责任人的文档列表中，给予提醒，并记录全部的执行过程。
• 版本控制：通过精致的流程设计，用户甚至可以创建文档的不同版本，从而保存文档的历次修改痕迹。