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费用报销单:电子表单实例介绍(二)



【纸质的费用报销单】


纸张费用报销单,它是用于现金费用报销的一种单据。报销时将其附在费用单据的上面,然后交付各级部门领导审批,由领导审核签字后,出纳给予报销。费用报销单一般包含:报销部门名称、日期、报销摘要、附件张数、报销金额、备注,及部门领导签字、公司领导签字、财务审核签字、报销人签字等部分组成,格式可自行设计,也可到自行购买适宜本单位业务的同类单据,主要用途如下:

1,用于各部门费用及专项费用报销时填写;
2,作为差旅费报销时,需附经审批的出差申请表;
3,属专项费用报销时,需有项目负责人签名及经审批的专项费用申请表。

费用报销单主要注意事项有如下几点:
1,费用报销单,是员工用自己的钱,在为公司办事时所垫付的,事情完成后,回公司报销,并将需要报销的发票,与之粘贴,交由领导审核签字,再由财务给当事人报销;
2,该费用报销单必须放在记账凭证里面作为“原始凭证”,以备不时之需;
3,如果是银行汇款转账之类的,直接把银行的票据与之粘贴,交由领导签字,财务报销;
4,所有支出款项必须有领导签字后方能报销和支出,以备事后查账,避免推卸责任。

随着信息化时代的不断发展,电子表单渐渐取代了纸张表单,电子表单又可称为智能文档,它不仅保留了纸张表单的最佳特性,如熟悉的外观和感受,同时还增加了强大的商业逻辑功能,如数据验证和路由指令。这些功能在提供给人们必要的数据访问和交互功能的同时,还可以使用户与应用程序进行更有效的交互操作。下面我们以常见的10oa费用报销单为例进行进一步的解释说明。

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【电子化的费用报销单】


10oa费用报销单采用在流转的时候自动插入适当的输入框,通过淡蓝色背景来提示用户当前哪些为可输入字段,并自动进行数据验证,除此之外,该表单还可以自定义,充分满足各行业个性化的需求,大幅提高了办公效率。更多详细特点如下图所示:

费用报销单

选择后续责任人

① 可设置表单的优先级,如上图中李萌可设置低、中、高三个优先级选项;
② 表单自动提取报销人的部门与姓名,提高办公效率;
③ 支持数据的自动计算、条件分支,精确权限控制,上图中李萌报销了10945元,比如在某些单位超过10000元,就需要总经理亲自审批;
④ 自动显示大写总金额,避免填写错误;
⑤ 支持扫描附件在线上传,也可以打印出来与之粘贴;
⑥ 自动流转,显示相应的处理人,避免盲目查找;
⑦ 事务关联,比如上图10oa费用报销单中,可以关联采购需求申请单,以便事后查找,避免事出无因;
⑧ 过程全程跟踪和记录,以便查看进度与处理结果;
⑨ 本部门经理特殊加重显示,方便本部门人员查找,当然也可以强制查找本部门经理,其余经理并列显示,主要为了方便万一本部门经理有事不能及时处理事务的时候,授予其他部门经理代为处理,提高办公效率。

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