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二八定律是由意大利经济学者帕累托最先提出的,抓住矛盾的主次,按照事情的重要程度编排行事,用20%的精力付出获得80%的回报。二八定律有好多不同的名字,如80/20定律、帕累托法则、巴莱特定律、最省力的法则、不平衡原则等等,正如他在众多领域都有各自延伸的解释和意义一样。不仅最常用到的经济学、政治学,就连时间管理、重点客户、核心产品、关键人才、重点客户、财富分配、个人幸福等问题,都能在这里找到解决策略。
而今天我们要来看一看二八定律在办公时间管理上的妙用。很多人每天都在喊很忙很忙,事情很多,可是到头来却觉得收获甚少,还是有很多的事情在拖延,从而导致压力更大,心情糟糕。如何使用二八定律,摆脱困境呢?
首先,通过10oa协同办公系统的“我的桌面”一目了然地了解我今天待处理的事务有哪些?待看的邮件有哪些?有没有行程安排?
然后,运用二八定律,决定你的20%是什么?
根据工作任务的重要性和紧急程度,将它们划分为以下四种类型:
对待每种类型用不同的策略:
A类:首先处理
B类:给予关注,确保它们能在各自截止日期之前完成。通常情况下,这些任务将会使你受益。
C类:不要投入过多精力来完成,但需及时处理。
D类:把它们累积起来集中处理,或者每周处理一次。
关键的20%--A类工作任务一定要优先处理,同时关注B类工作任务,以确保它们能在各自截止日期前完成,当你能成功地处理好B类工作时,A类任务自然也就减少了。
也许一开始你会觉得二八法则用起来很烦,但任何的工具都要靠练习才能熟练使用,当熟练到成为一种习惯,你就会发现这种习惯带来的力量,让办公效率提速,不仅使个人收益,更多员工的收益更能汇聚成对企业高效的贡献。