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建筑公司如何用OA系统管理库存和采购?



由于行业不同,对OA的需求和模块的使用方式也存在差异。像政府机关和事业单位就会关注公文管理多一些,科研技术单位会关注知识管理多一些。最近一个建筑公司的用户就提出了他们关于库存和采购管理的需求,且看10oa协同运营系统是怎样就此点需求提出解决方案的。
 
先来看看这个建筑公司关于库存和采购的业务场景:工地上各个施工人员随时需要用到各种材料,当发现缺某种材料时,就会告知工地上的采购员。采购员此时在非常忙碌地记录各种采购需求信息。该材料仓库里还有没有了?有没有价格参考?还需要买多少?等等一系列的问题都需要采购员做出快速、准确的反应。这不仅是在考验采购员的素质,更是在考验一个公司的管理。要知道工地上那么多人忙碌起来,场面是相当混乱、紧急的,一个环节的耽误就会影响整个施工节奏。如果任由采购员随意支配,没有管理的话,又很容易让一些不坏善意的人钻了空子,对公司造成损失。
 
所以我们建议用户,在10oa的系统里新建采购流程,采购员发生采购行为时,一定要走规范的流程。同时,系统里会自动记录该企业购买过的所有材料以及明细资料,比如上次采买的价格、历史数量、库存数量等。这样,当采购员填写采购申请单时,会自动跳出这些信息,供采购员参考,也供审核的负责人参考。比如,历史数量多,说明用的快,就可以多买些;这次的询价比历史高了,换家供应商问问。由于10oa强大工作引擎可以让用户自定义新建流程,所以用户根据自己的采购流程轻松即可上线开始运作。
 
当采购审批过程基本结束,最终这张申请单会流转到财务人员那里。借助10oa系统精细的分权功能,只有财务人员,可以看到申请单上自动生成的“生成记账凭证”按钮,这样,即可完成一键生成打印记账凭证,不仅保证了采购行为的公正、快速、准确,还同时简便了财务人员的工作,提高了他们的工作效率。
 
相对入库申请,就一定会有出库申请,同样的一套流程,记录材料被领用的审批过程。这样,系统自动加加减减,计算数量的事情完全交给计算机就行了。作为管理者还可以查看实时的入库报表、出库报表、库存报表等各种汇总,对全局更好地把握和控制。
 
这样分析下来,这个用户觉得不仅思路清晰,而且易操作,0成本,马上就可以动手实施了。