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如何能成功地进行多项目管理?



一个企业的项目管理者往往手头上不止一个项目在运行,而是多个项目同时工作,如何能有条不紊地同时管理好多项目呢?管理者首先要明确的是,自己的职责应该主要用来合理安排资源,管控好项目的节奏,以及在项目组内起到建立高效沟通的作用。

 

首先,清晰地管控每个项目

项目经理可以依靠各种软件工具清晰地查看和跟踪每个项目的细节和全貌。如果用人工的方式来记录,不仅低效而且人的精力毕竟有限,很容易会失控。而用了IT工具就不一样了,比如在10oa系统里,每个项目都有自己的门户,项目成员聚合在这个门户,可以分享项目的进度、任务、流程等全方位信息,还能快速建立起沟通管道,进行协作。管理者需要的只是管控和及时发现问题。

 

其次, 合理安排正在进行中的项目

不论企业还是个人,资源和精力是有限的。项目经理要控制得住多项目同时进行,必须得学会如何根据轻重缓急,合理分配资源。根据需要将手头的项目按紧急且重要、紧急不重要、不紧急但重要、不重要不紧急来安排优先级。对于企业战略得以实施的最重要且最紧急的项目一般排在最高级,依次类推。在确定优先等级之后,再根据排序来确定综合计划中资源的合理分配。并且要注意这样的分类是实时更新的,随时调整各个项目的状态。

  

第三,防止项目频繁变更 

项目的持续频繁变更很容易导致多项目管理的失败。在进行多项目管理的时候,必须理解大多数范围变更是通过增强项目达到的,而不是连续不断的进行项目变更。在一个项目中,一个主要范围变更可能会限制项目经理为其它项目服务的时间。同样,持续不断的项目变更几乎总会导致对项目优先级的重新排列,这是对多项目管理的进一步破坏。
 

第四, 利益相关者的综合分析

多个项目或子项目的利益相关者更加复杂。一是与项目有利益关系的组织和个人数量比较多,二是多项目的利益相关者之间的关系也是相互联系和相互制约的。因此,要对各个项目的利益相关者进行识别和综合分析,找出项目的主要利益相关者和次要利益相关者,并针对不同层次的利益相关者制定不同的监控和应对措施。 
 

第五,合理安排项目启动时间

在可能的情况下,尽量使各项目处于不同的生命期,也就是要安排好每个项目的时间。如果各项目都处在不同的生命期阶段,而生命期每一个不同的阶段对项目经理时间的要求都不一样,所以,项目经理如果想在多个项目中有效的平衡分配时间,就要在项目启动时安排好时间,最好不要让这些项目在同一时间开始。

 

第六,项目成员内建立有效沟通 

项目的完成实质就是多人之间的协作。项目经理作为管理者应当根据实际情况,通过休闲交流、专业交流、休闲活动等多种方式增进成员之间的感情和协作的意愿。当信息不畅时,牵头组织高效的沟通;让有关项目的信息透明化,全部的成员都知晓项目的进行情况;让畅通的协作推进项目的进行。