国环有机认证中心的个性化项目管理：10oa系统案例

【项目背景-国环认证简介】 Background

南京国环有机产品认证中心（简称OFDC）成立于1994年，是中国成立最早、规模最大的专业从事有机产品研发、检查和认证的机构，也是中国唯一获得国际有机农业运动联盟（简称IFOAM）、ISO65和中国CNAS认可的有机认证机构。OFDC还承担美国OCIA和日本的JONA及日本OCIA-JAPAN等认证机构在中国的检查认证工作，美国的OCIA中国分会就设在OFDC。

作为一家承担国内外数百种有机产品认证的专业机构，不同的认证类型、复杂的认证标准、全面的风险评级、大量的数据信息，要把这些复杂的认证流程，通过电子化、自动化的办公系统，减轻工作强度、避免工作失误，国环认证中心洽谈了多家OA厂商后，最终与二进制软件Colloa(10oa)协同运营平台达成合作，搭建OA系统协助办公，并定制完全符合其业务需求的有机认证管理平台。以流程为驱动引擎彻底实现国环认证体系的流程化、电子化、自动化。

【解决方案】 Solution

全自动规范办公。
全面流程化驱动，目标类、信息类、行政类、人事类、财务类等5大类通用办公子系统和项目管理子系统，近60个流程全面规范化管理国环的办公及项目运作。所有单据根据预定的业务流程图自动流转，支持按顺序处理、分支处理、多人会签等特殊管理需求，无缝衔接多个办公环节和处理步骤。

所有待处理事务实时更新和提醒功能，对于事务繁杂的认证人员，提醒非常实用，所有待办事务都在桌面集中展示。辅助填单也是受国环上下一致好评的特点，下拉选择、自动带出、自动验证、自动求和及转换等功能，都为产品的申请和认证中，数据等信息的重复填写和操作节省了大量的时间。一个公司申请三个产品的国内外有机认证共10项，没用系统之前，大量的表单之间的复制粘贴，让资料员叫苦不迭，有时还有可能出错，通过Colloa(10oa)平台一键搞定。

申请认证流程。
复杂的有机产品认证申请，围绕一个细致的表单和一个清晰的流程图展开。当认证受理后，将由项目经理填单，普通申请转合同签署和收费环节，特殊申请需转检查部主任审批。合同和费用办理完成，项目正式委派，做该申请的计划，在委派中检查员输入运作的基本情况，并上报数据岗检查核实。各业务部门协同进行，所有信息收集齐全后，样品、绩效、报告登记，申请流程结束。看起来9个步骤的简单流程，支撑的表单是非常强大的。

除基本信息外，3大类11小类的认证类型，8类不同的认证标准，几十种该项认证的指数和需求，结合这近百项不同的数据，支持18种各类任务书、合同、协议、评审、通知书等的在线编辑，并一键生成以Word、Excel等形式的附件挂在该申请流程中，并支持一键打印，这样，各部门只需在申请单中填好信息，审批后，便可自动转换成所需的文件进行打印，相比原来的文件的逐个修改审批，节省了三分之二的时间。

认证审批流程。
当申请认证流程结束，审批流程开始。整个认证审批中，申请流程将以父事务的形式出现在审批流程的右下角，便于各部门审批过程后的查阅和追溯。

认证发起后，将经过分发、审核、检查员修改等过程，完成审批后，制作颁证通知、档案的扫描、证书等信息上报食农网备案、证书的制作、档案的归档等步骤，也都是通过Colloa(10oa)系统的流程全自动流转来完成。

由于有机认证的特殊时效性，有效期仅为一年，因此认证产品的风险评级尤为重要。认证表单中，将风险评级作为证书有效期内最重要的监管和预判。有效期内工作人员结合审批过程中的风险评级对该产品进行不同级别的监管。同样支持生成多种不同类型的评估、审核、决议、通知、重点等制式文档，一键生成Word文档存在表单中。系统不但支持表单数据生成Word、Excel挂为附件，也支持信息从Word、Excel中自动解析到系统表单中。

信息汇总和提醒。
国环有机认证中心的认证品种多、产品多，客户和认证信息数以万计，为方便其查询，系统定制的信息平台，将全部项目信息都统一在这里展示，并支持多维度的查询。

国家严谨的一年到期的有机食品认证机制，原来是专人负责每个月甚至每天查找即将到期的认证。使用Colloa(10oa)系统，只需填写好颁证时间，系统自动在离结束只有三个月时进行提醒，以便工作人员通知企业是否继续认证，如果认证不再继续，工作人员还有充足时间上报食农网、准时停止发放认证等。

【实施效果】 Result

此次合作，使复杂的认证体系融入办公系统中变成现实。自动化、电子化的融入，也让南京国环有机认证中心无论是在工作效率上，还是认证体系的管理和管控上都得到了明显的改善。