10oa协同会议管理解决方案(一)

会议作为集体决策及重要事项部署的最关键管理行为，是政府、国营企业或行政事业单位的核心管理事务之一。在实际操作过程中也面临如下一些明显难题：

会议议题材料采用手工收集整理，耗时费力；
议题材料依靠纸张方式递交参会者，耗费成本，且成效不高；
以县常委会为例，一个议题材料平均要打印50~60套、几百页纸；
会议决策者难以实时了解议题更新、补充材料，影响决策效率；
会议相关材料和信息零散分布，难以体系化查阅与统筹；
会议决策事项执行进展难以快速、体系化跟踪；
会议完成后，纸张材料归档、查询和存储效率低。

10oa协同会议管理系统将通过信息化手段来固化【某某单位】重要会议，通过端到端模式来贯通会议计划、议题提报与准备、会议通知、会中汇报、会后督察等各个环节，通过电脑程序、手机短消息或微信等方式实现自动化的通知提醒，从而大幅提升会议组织及决策的效率、效果，大幅降低跨部门和人员之间的信息传递难度，大幅节约会议过程中的纸张消耗（基本实现无纸化办公）。10oa会议管理系统将来还能够与10oa公文管理系统、10oa政务审批系统、10oa目标管理系统等无缝集成，成为一个电子政务自动化的综合平台。

1.端到端的会议管理

根据通常的政府会议管理模式和【某某单位】自身的实际需求，10oa协同会议管理系统能够帮助建立端到端的会议管理流程体系，涵盖会议计划、会议启动、会议准备和议题评审、会议通知和开会、会议纪要和执行督察。10oa系统能够以信息化手段，准确描述会议模式和管理制度，理清组织机构和分工（但不失灵活性），并统一会议执行标准和推进手段。

2.自动化的会议管理

根据预定的会议流程，10oa协同会议管理系统能够推进跨部门跨地域的协同工作，主动推送消息给责任人或参会人，并预警提醒；相关责任人或参会人能够直接通过电脑、平板电脑或者智能手机，查阅议题材料，直接手写批注意见；系统全程记录整个会议处理过程，并实时跟踪。在会议过程中基本无需打印相关材料，大幅节省纸张使用，实现无纸化会议管理。

3.会议计划管理

会议计划管理模块实现对重要会议的议题提交、议题筛选、会议计划、智能提醒、关联启动、会议配置等方面的管理。并能够根据会议计划自动生成会议看板，从而全面提升会议管理水平，简化议题提交人员和会议管理人员的操作，保障重要会议的有序开展。10oa协同会议管理系统还支持自定义会议的分类，譬如季度例会、月度例行、周例会、临时性会议、重大活动会议、上级考察接待会等等，也为后续的分类统计和分析奠定基础。