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江苏交通科学研究院OA系统定制:10oa典型客户(七)


发布于 2016/9/12 16:37

研究院所OA系统

【项目背景-苏交科简介】    Background
江苏省交通科学研究院股份有限公司(简称“苏交科”),成立于1978年,2002年成为全国交通行业省属科研设计院所中第一个由事业单位改制为员工持股的科技型民营企业。2008年整体变更为股份有限公司,2012年1月10日苏交科首次公开发行A股股票并在深圳证券交易所正式挂牌上市。苏交科目前业务覆盖全国31个省、自治区、直辖市,业务领域涉及公路、市政、水工、城市轨道、铁路、航空和建筑、环境等行业。
 
苏交科的业务特点在于集团规模大,业务量大,业务多以项目为主要形式,咨询报告流程复杂专业,项目交错复杂不说,每个项目的完成也需要多人跨地域、跨部门的写作。一个项目的完成不但过程复杂,还动态可变,充满变数。项目的参与人员难以知晓项目的推进程度,连领导也无法做到精准的管控。遇到问题,各个部门就是开始踢皮球,领导需要找来各个部门了解情况,不容易理顺一团麻。同时,领导出差频繁,业务流程的流转经常就因为领导不在而卡壳,直接影响项目的完成效率。

 

【实施过程】    Content
此次苏交科的领导层经过多次多方认真严谨选型,认为10oa协同运营平台强大的工作流程引擎,支持用户自定义业务流程,移动版本功能全面,与PC版本实现数据完全无缝对接等优势最为适用集团目前的管理问题。可帮助集团实现精准的项目管理和内控。领导层对10oa平台给予高度评价,目前已成功签约,并陆续完成实施。

(1)流程管理
项目流程体系主要包含项目主流程以及项目计划、项目任务、项目采购、项目报告、项目成本、项目文档、安评项目、职评项目等流程分支。整个流程网络的建立为集团内部业务实现了电子化审批功能。不同于传统的OA系统,10oa除了能实现PC端的业务审批,还能让这个功能在移动端畅通无阻。苏交科正是借助这一功能,完美实现了异地办公快速审批的目的。业务流程建立之后并不是一成不变的,还能进行流程再造和流程优化,全面支撑集团业务发展。

OA流程图
 

(2)项目管理
领导通过项目管理子系统全面管控当前运行的所有项目,实时获取项目进展和项目成果;项目成员则能够通过系统的自动提醒功能做到自我监督。苏交科研究院在10oa系统上线之后的一个月时间里,实现了集团内部所有项目资源以及新项目进展的全面管理,从中沉淀经验和知识,形成集团独有的、支撑后续发展的数据库。

项目管理
 

对计划模块的应用,苏交科建立了全过程的项目进度管理计划,涉及从立项、设计、采购、成本控制到基本文档报告的全面建设,实现对国内不同地区众多项目进度全过程动态的跟踪、控制、预警,实现集团级的项目规范。

(3)成本管理
将项目计划、项目进度与成本消耗相关联,建立成本风险预测机制,及时掌控成本需求动向。通过OA系统的多重沟通平台,解决财务部与各个项目部之间数据沟通问题,财务只有充分了解项目进展及成本需求情况才能合理的制定成本计划,项目部也能及时了解资金支付情况。

(4)知识管理
用户可根据自身、部门或集团需求,将文档材料分门别类的上传到系统中,同时也可以直接在线编辑和整理文档,将每一份具有意义的文档电子化,永久的保存作为集团发展过程中宝贵的财富。多条件检索文档实现了文件的快速查找,也为集团员工创造了更加全面和积极的学习环境。

 
 

【实施效果】    Result
苏交科应用10oa系统近一年时间,前期试点项目整体应用已经达到预期管理目标,目前已经在所有项目推行。此次10oa系统对苏交科带来的不仅仅是具体工作上的改善,同时对改进集团员工工作模式以及行政、业务运行规范都有很大影响。

OA登陆界面
 

具体实施效果如下: 
  • 理清企业的管理脉络,用科学化、规范化、标准化的流程管控降低失误率,推进苏交科项目进展和管理规范的形成。
  • 项目得到全局管控,项目目标明确,全员协作,步骤统一,减少了各种协调会议,成员时间得到更充分的利用,大大提高了相关部门及人员之间的沟通效率。
  • 项目成本得到有效的动态控制,实现全过程的、多维度的成本分析,并用数据报表的形式展现分析成果,相关人员可在这些表格中查询造成该科目成本差异的全部因素。通过10oa系统的成本控制和分析,苏交科项目材料采购成本明显降低,材料供给及时,采购计划合理保证,项目成本控制效果明显为项目的,同时为项目的完美实施奠定基础。
  • 改善员工工作模式,增强了协作和经验积累。苏交科之前的沟通基本上是通过会议,使用10oa系统之后,这种沟通更多的被流程和表单的运转所取代。所有指示细节都是深思熟虑之后发布出去,即使有需要改善的地方,灵活的流程可以及时调回修改。这样一来,上下级、同事之间的协作误差将大大降低。




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